Academic literature on the topic 'Elektronisk dokumenthantering'

För många företag är hanteringen av dokument en stor del av vardagen. Dokumenten är viktiga och måste hanteras. Detta är viktigt för att säkerställa att dokument inom verksamheter är under kontroll och kan hanteras effektivt. Dokumenthantering kan utföras på olika sätt. Det finns den traditionella fysiska pappershanteringen och den digitala dokumenthanteringen som har blivit vanligt förekommande till följd av utvecklandet av effektiva digitala verktyg. Denna studie undersöker hur företag generellt hanterar dokument och hur de förhåller sig till elektronisk hantering av dokument jämfört med fysisk och varför. Om företag efterfrågar en förbättring av nuvarande dokumenthantering studeras även. Studien genomförs med djupintervjuer på olika utvalda företag. Från dessa djupintervjuer insamlas information om de utvalda företagens dokumenthantering. Informationen analyseras och jämförs. Resultatet av studien är att företagen förhåller sig positivt till digital dokumenthantering och att det är denna som används till största del. Den fysiska hanteringen föredras att behållas till en viss nivå av olika skäl. De intervjuade företagen upplever att det finns ett behov av förbättring av deras nuvarande dokumenthantering. Baserat på detta resultat ges en rekommendation för dokumenthantering på företag.
For many companies, the handling of records is a daily routine. The records are important and must be managed. It is important for ensuring that records within businesses is under control and can be managed efficiently. Records management can be done in different ways. The ways are traditional physical paper handling and the digital records management which has become more usual as a result of the development of efficient digital tools. This study investigates how companies generally are handling records and how they relate to electronic handling of records compared to physical and why. If companies request an enhancement of the current records management is investigated as well. The study is accomplished through in-depth interviews at selected companies. From these in-depth interviews, information about the selected companies records management is collected. This information is analyzed and compared. The result of the study is that the businesses relates positively to digital records management and that is what is mostly used. The physical handling of records is preferred to be kept to a certain level for various reasons. The interviewed businesses is experiencing that it exists a need of enhancing of their current records management. A recommendation for records management at companies is presented, based on the result.

Syftet med denna rapport är att göra en förberedelse för elektronisk dokumenthantering av redovisande dokument i tillverkande företag. Ämnet är idag aktuellt när tillverkande företag hela tiden måste ha produktansvarslagen i åtanke. Tillverkande företag har ökade krav på att tillverka produkter med hög säkerhet och att även kunna bevisa det. Kraven på spårbarhet ökar och i och med det ökar kraven på god dokumenthantering. Många företag står inför liknande problem; verksamheten stora mängder information, frågan är bara var dokumenten finns och hur snabbt dessa kan hittas då det blir aktuellt vid en återsökning.

För att vara säker på att företaget har fullgod dokumentation på tillverkningen väljer många företag att certifiera sig enligt ISO 9001. En ceritifiering enligt ISO 9001 medför oftast en ökad alstring av dokument i en verksamhet. Detta i sin tur ställer ökade krav på spårbarhet och dokumenthantering. En elektronisk lösning på dokumenthantering har på senare tid blivit allt mer aktuellt som en följd av möjligheter med ny teknik.

En fallstudie har genomförts på Volvo Aero Corporation i Trollhättan där kontrollrapporter i kritiska operationer har studerats närmare.

De problemställningar som har undersökts i detta arbete är i korthet:

· Hur återsöks kontrollrapporterna idag för en specifik artikel?

· Vilka olika angreppsätt, vilka olika fokus är aktuella vid en återsökning?

· Går det att standardisera ett dokumenthuvud för alla kontrollrapporter för att på så vis underlätta en elektronisk hantering och implementering av dokumenten?

Uppgiften består av att hitta gemensamma strukturer på en viss typ av redovisande dokument som har ett gemensamt syfte. Anledningarna till att återsöka dokumenten kartläggs och gemensamma parametrar kan konstateras. Utifrån dessa parametrar arbetas ett standardiserat dokumenthuvud fram. Dokumenthuvudet ska innehålla ett visst antal informationsfält där varje fält ska tjäna ett syfte med avseende på spårbarhet av de tillverkade detaljerna och återsökning av dokumenten. Dokumenthuvudet ska ligga till grund för en elektronisk hantering och återsökning av dokumenten.

Eftersom uppgiften omfattar förhållandevis "obruten mark" är den mesta informationsinsamlingen baserad på intervjuer inom verksamheten.

Resultatet i denna rapport redogör för ett antal anledningar att återsöka dessa typer av dokument. Vidare konstateras ett antal önskvärda parametrar som kan användas för gemensam kontrollrapport och ett prototypförslag för layout arbetas även fram.