Auswahl der wissenschaftlichen Literatur zum Thema „Virtuell projektledning“

Syfte: Tidigare forskning visar att den virtuella miljön medför utmaningar för den virtuella ledaren, samt betonar vikten av ledarskapskompetenser för att leda den virtuella gruppen. Vi ser att det finns en begränsad mängd forskning om projektledning i virtuella projektgrupper i förhållande till ledarskapskompetenser. Studien syftar följaktligen till att öka förståelsen för hur projektledare använder sina ledarskapskompetenser för att hantera de utmaningar som uppstår i virtuella projektgrupper. Metod: Studien antar en kvalitativ forskningsmetod, där semistrukturerade intervjuer har genomförts med projektledare som har lett eller leder virtuella projektgrupper. En tematisk analys har tillämpats där koppling har gjorts mellan betydande teman i resultatet och tidigare forskning inom området.Resultat & slutsats: Resultatet visar att virtuella projektledare upplever utmaningar i form av kommunikation, gruppsammanhållning och digitala verktyg. Det framkommer även av resultatet att den virtuella projektledaren möter dessa utmaningar genom att vara lyhörd, tydlig och flexibel, samt antar olika lösningar som kan förbättra arbetet i den virtuella miljön. Examensarbetets bidrag: Studien om virtuell projektledning bidrar till det företagsekonomiska ämnet och ledarskapsteorin med ökad kunskap för hur utmaningarna för den virtuella projektledaren kan se ut i förhållande till den virtuella projektledarens kompetenser. I form av praktiskt bidrag kan studien vara användbar för nuvarande eller framtida projektledare som önskar tillskansa sig djupare förståelse inom ämnet. Förslag till fortsatt forskning: För djupare förståelse inom ämnet kan framtida forskning undersöka huruvida olika branscher påverkar upplevelsen av det virtuella projektledarskapet, i och med vårt begränsade urval. Det hade även varit intressant att titta på om upplevelsen av den virtuella miljön skiljer sig hos virtuella projektledare beroende på erfarenhet.
Aim: Previous research shows that the virtual environment poses challenges for the virtual leader and emphasizes the importance of leadership competencies to lead the virtual group. We see that there is a limited amount of research on project management in virtual project groups in relation to leadership competencies. The study therefore aims to increase the understanding of how project managers use their leadership competencies to handle the challenges that arise in virtual project teams. Method: The study adopts a qualitative research method, where semi-structured interviews have been conducted with project managers who have led or are leading virtual project groups. A thematic analysis has been applied where a connection has been made between significant themes in the results and previous research in the field. Result & Conclusions: The results show that virtual project managers experience challenges in the form of communication, group cohesion and digital tools. It also emerges from the results that the virtual project manager meets these challenges by being responsive, clear, and flexible, and adopts various solutions that can improve the work in the virtual environment. Contribution of the thesis: The study of virtual project management contributes to the business economics subject and leadership theory with increased knowledge of what the challenges for the virtual project manager can look like in relation to the virtual project manager's competencies. In the form of a practical contribution, the study can be useful for current or future project managers who wish to gain a deeper understanding of the subject. Suggestions for future research: For a deeper understanding of the subject, future research may examine whether different industries affect the experience of virtual project leadership, due to our limited selection. It would also have been interesting to look at whether the experience of the virtual environment differs in virtual project managers depending on experience.

Informationsteknologins utveckling under de senaste decennierna har möjliggjort en utveckling mot en allt mer global värld. Marknaden internationaliseras och geografiskt avstånd väger inte längre lika tungt när ett samarbete ska etableras. Genom att lösningar för elektronisk kommunikation blir mer spridda, lättillgängliga och billiga, och i takt med att teknikmognaden i organisationer och hos medarbetare ökar, har inte bara den teoretiska organisationsbilden utan även vardagen i många företag börjat präglas av en ny geografisk bredd. Den här studien fokuserar på hur projektledare arbetar med lag- eller teamkänsla i projektgrupper som verkar i en miljö där de fysiska mötena är få eller helt saknas. Undersökningen fokuserar på de praktiska verktyg och arbetssätt som projekt­ledaren har och kan använda i projektet för att skapa lag- eller teamkänsla. Undersökningen genomfördes med hjälp av kvalitativa intervjuer med åtta projektledare i Sverige. De representerar olika branscher inom offentlig och privat verksamhet och arbetar med distribuerade team av olika typ och storlek. Materialet analyserades baserat på sju teman identifierade i tidigare forskning. De projektledare som intervjuas arbetar alla med att stärka teamkänslan gruppen men väljer att fokusera på olika aspekter och verktyg. Kommunikation och tydlighet löper som röda trådar genom de strategier som tillämpas. Trots att projekten är virtuella uppfattar respondenterna i undersökningen att gruppens fysiska möte är betydelsefullt för att teamkänsla ska skapas. Grundläggande är också en välfungerande teknisk plattform med stöd för synkron kommunikation.
The development of information technology during the recent decades has enabled a shift towards an increasingly global world. The market becomes international and the geographical distance is of less importance when a new partnership is to be established. As solutions for electronic communication becomes more widespread, accessible and cheap and the technology maturity in organizations and among its employees increase, not only the theoretical organizational image, but also the everyday life of many companies has started to be characterized by a new geographic spread. This study focuses on project teams operating in an environment where the physical meetings are few or non-existent. So-called virtual project teams. The study examines how a project manager for a virtual project works with team cohesiveness within his virtual project team. The study focuses on the practical tools and approaches that the project manager has and can use in the project to create team cohesiveness. The survey is conducted by qualitative interviews with eight project managers working with distributed teams in Sweden, representing various industries in both the public and private sectors. The material is analyzed based on seven themes identified in previous research and in responses. The result shows that the project leaders in the study all are working to strengthen the team cohesiveness. The project managers chose to focus on different aspects and tools in the process. Communication and clarity are common themes in the strategies that the project managers apply. Even though the projects are virtual the physical meeting is pointed out as important in shaping team cohesiveness. Well-functioning technical platforms that support synchronous communication are part of the foundation for the team cohesiveness in a virtual team.

Companies and projects often face the challenge of creating something new to increase their competitiveness. In this process of creating something new creativity is an important factor. By using a creative approach and utilizing creative processes new innovations emerges. An industry that has grown in recent years is the computer games industry. Competition is fierce and for the companies to succeed, the product need that extra something to make it stand out among all the produced games. The project manager's role in the creative process and the ability to be creative within a distance based company is not something highlighted by previous research. This formed the basis of our research question: How do project managers act to create conditions for creativity among employees in a remotely organized computer game company? To answer our question, we chose to make a descriptive case study. The project is based in the Nordic countries with employees worldwide. It is altogether a distance based project with no shared workspace. We interviewed the projects two project managers, and supplemented with a qualitative survey amongst the employees. The collected material was analyzed with a methodology inspired by Grounded Theory and previous research results. Three approaches of how the project managers act to promote creativity are evident in their stories. These approaches are trust, availability and tolerance. They form the basis of our model on how the project managers in this case act to promote employee creativity. Besides the three approaches, two concepts emerged as important tools for creativity in the project: motivation and communication. Our conclusion can be described as follows: Motivation provides the conditions for creative thinking. By building an organization where project leaders show trust in the ability of employees, and allows tolerance to be a watchword for collaboration, project managers work to improve employee motivation. This will create opportunities for creativity among the employees in this distance based project. Communication is essential for creative work in the project and virtual means of communication a way to increase availability.
Företag och projekt ställs ofta inför utmaningen att skapa något nytt för att till exempel öka sin konkurrenskraft. I processen att ta fram denna nya produkt är kreativitet en viktig faktor. Med hjälp av ett kreativt förhållningssätt och en kreativ process kan nya innovationer växa fram. En bransch som växt mycket de senaste åren är datorspelsbranschen. Konkurrensen är hård och om företagen ska lyckas krävs det att produkten har något extra som gör att det sticker ut bland alla spel som produceras. Projektledarens roll i kreativitetsprocessen är ett område som tidigare forskning inte har belyst särskilt mycket. Inte heller har möjligheten att skapa förutsättningar för kreativitet inom ett distansbaserat företag behandlats särskilt mycket. Studiens forskningsfråga är: Hur agerar projektledare för att skapa förutsättningar för kreativitet hos projektmedarbetare i ett distansbaserat datorspelsutvecklingsprojekt? För att besvara vår frågeställning valde vi att göra en deskriptiv fallstudie. Projektet har sin bas i Norden med medarbetare över hela världen. Det är helt och hållet ett distansbaserat projekt på så sätt att ingen delar arbetsplats. Vi djupintervjuade projektets två projektledare och kompletterade med en kvalitativ enkät till medarbetarna. Med en utgångspunkt i Grounded Theory och tidigare forskningsresultat analyserades materialet. Ur projektledarnas berättelser framträdde tre förhållningssätt. Dessa är tillit, tillgänglighet och tolerans. De ligger till grund för vår modell om hur projektledarna i det undersökta fallet agerar för att främja kreativiteten hos medarbetarna. Dessutom visade det sig att motivation och kommunikation var två viktiga verktyg för att skapa förutsättningar för kreativitet hos medarbetarna. Vår slutsats kan beskrivas på följande sätt: Motivation ger förutsättningar för kreativt tänkande. Genom att bygga en organisation där projektledarna visar tillit till medarbetarnas förmåga, och låter tolerans vara ett ledord för kollaboration, arbetar projektledarna för att höja medarbetarnas motivation. Därmed skapas förutsättningar för kreativitet hos medarbetarna i detta distansbaserade projekt. Kommunikation är en förutsättning för kreativt skapande i projektet och virtuella kommunikationsmedel ett sätt att öka tillgängligheten.

Genom teknikens framfart senaste decennierna har företag fått anpassa sina verksamheter och skapa nya arbetssätt. Att arbeta virtuellt är ett växande fenomen där du idag kan sitta på olika geografiska platser och ändå ingå i samma arbetsgrupp eller projektteam och arbeta tillsammans genom digitala lösningar. Denna uppsats syftar till att skapa förståelse för hur projektledare i virtuella team arbetar för att sätta samman och motivera team. Utifrån syftet har det tagits fram två stycken frågeställningar, varpå dessa är följande; Hur arbetar projektledare för att stärka motivationen i virtuella team? Vilka fördelar ser projektledare med att sätta samman team virtuellt kontra traditionellt? I kapitlet ”Teoretisk referensram” redogörs för tidigare forskning och teorier. Bland annat kommer generell forskning för virtuella team att beskrivas, samt teorier om komponerande av virtuella team och hur ledare i virtuella team, på framgångsrika sätt, motiverar anställda. Studien utgår från en kvalitativ ansats, där sju (7) stycken intervjuer utförts med personer, som har eller har haft, ledande befattning i distribuerade arbetsgrupper. Resultatet av dessa intervjuer återges övergripande och med tillhörande citat i kapitlet ”Resultat och analys”. I det kapitlet återges även den empiri som framkommit och jämförs med den teoretiska referensramen. I kapitlet ”Slutsatser” besvaras frågeställningarna och slutsatser dras utifrån dessa. En stor fördel som har visat sig med att komponera virtuella team är den kompetensförsörjning som finns när det går att anställa personer från hela landet och ibland hela världen. Studien har även visat att det finns flera olika sätt att motivera sina anställda, där framförallt fysiska träffar någon gång under projektens gång visat sig vara av vikt. Slutligen sker en diskussion kring de resultat och slutsatser dragits samt ges förslag till framtida forskning.
Through the technological progress of the recent decades, companies have had to adjust their operations and create new work methods. Working virtually is a growing phenomenon and today you can sit in different places and still work in the same project through digital solutions. This paper aims to create an understanding of how project managers in virtual teams work to assemble and motivate teams. Based on the purpose, we have developed two question formulations. These are the following: ”How do project managers work to strengthen motivation in virtual teams?” And “What advantages do project managers see in putting together virtual teams versus traditional ones?”In the chapter “Theoretical Framework” we will go through previous research and theories. Among other things, general research on virtual teams and theories about the composing of virtual teams will be descried as well as research about motivation in virtual teams. The study is based on a qualitative approach, where seven interviews with people who currently have, or have had, leading positions in virtual teams have been carried out The results of these interviews are reproduced with accompanying quotes in the chapter “Results and Analysis”. In this chapter we will also present the empirical data compared with the theoretical framework. The chapter “Conclusions” will answer the question formulations and conclusions drawn from them. A big advantage with composing virtual teams is the supply of competence available when employing people all over the country and sometimes all over the world. The study has also shown that there are several different ways to motivate employees. Finally, there is a discussion of the results and conclusions. Also, suggestions of future research will be given.

The acceleration of globalisation has forced companies to cope with its propulsion in order to become more competitive and internationalised, an internationalisation that creates the importance of knowing how to manage global and virtual teams (GVT). The knowledge in the area today has shown to be vague, generalised and hard to grasp, especially for the unexperienced GVT-project manager. The purpose of this thesis is therefore to study whether the literature regarding how to manage a GVT corresponds with the perceptions in practice and how these findings can contribute to a more efficient project management approach. This study is examined using a qualitative method based upon literature and semi-structured interviews. This foundation is used to provide a deeper understanding of the subject as well as it puts this research questions into the proper context. The interview respondents are from the same organisation, however, from offices located in four different countries. The result shows that there are different perspectives on how GVTs should be managed efficiently, and that different leadership preferences exits. Furthermore, there exists a lot of possibilities, but also challenges that must be coped with in order to reach the team’s full potential. These challenges are connected to the virtual work settings and practical problems as well as the team's heterogeneity and communication structure. It was found that it is important to consider the purpose of the collaboration in order to strategically plan for its initiation and execution.
Globaliseringens acceleration har tvingat företag att hantera sin framdrift för att bli mer konkurrenskraftiga och internationaliserade, en internationalisering som vidare leder till vikten av att veta hur man ska hantera globala och virtuella team (GVT). Kunskapen i området idag har visat sig vara vag, generaliserad och svår att ta till sig, särskilt för den oerfarna GVT-projektledaren. Syftet med detta examensarbete är därför att studera huruvida uppfattningen om hur man ska hantera GVT skiljer sig mellan litteratur och i praktiken samt hur dessa upptäckter kan bidra till ett mer effektivt projektledningssätt. Denna studie undersöks med en kvalitativ metod baserad på litteratur och semi-strukturerade intervjuer. Grunden används sedan för att få en djupare förståelse av ämnet såväl som den sätter rapportens frågeställningar i rätt sammanhang. Intervjurespondenterna är från samma organisation, dock från kontor i fyra olika länder. Resultatet visar att det finns olika perspektiv på hur GVT ska ledas effektivt och att olika ledarskapspreferenser existerar. Dessutom finns det många möjligheter, men också utmaningar som måste hanteras för att nå teamets fulla potential. Dessa utmaningar är kopplade till virtuella arbetssätt och praktiska problem samt teamets heterogenitet och kommunikationsstruktur. Det konstaterades att det är viktigt att överväga syftet med samarbetet för att strategiskt planera för dess initiering och genomförande.

Syftet med studien är att undersöka hur projektdeltagare upplever övergången till distansarbete som skedde i och med Covid-19 pandemin och om de upplever att det hade inflytande på kunskapsöverföringen i projekt. Genomen en kvalitativ ansats genomfördes semistrukturerade intervjuer med 10 projektdeltagare som sedan tematiskt analyserades. De teman som uppträdde var ”Ett tveeggat svärd”, ”Kompass i mörkret” samt ”Kalejdoskop av framtiden”. Resultatet visar att distansarbetet i hög grad uppskattas och att motivationen till kunskapsöverföring förblev oförändrade. De största utmaningarna är att den sociala aspekten i viss mån försvinner och det är svårare att tolka kroppsspråk och ansiktsuttryck. Slutsatsen är att oavsett digitala verktyg är det fortfarande människan som står i centrum, och digitala verktyg ska anpassas till att passa in i sin kontext och sitt syfte för att kunskapsöverföringen ska kunna bibehållas vid distansarbete.
The purpose of this study is to examine how project participants experience the transition to remote work that took place with the Covid-19 pandemic and whether they experience that it had an influence on the knowledge transfer within projects. Through a qualitative approach, semi-structured interviews were conducted with 10 project participants, which were then thematically analyzed. The themes appeared were “A double-edged sword”, “Compass in the darkness” and “Kaleidoscope of the future”. The results show that remote work is greatly appreciated and that the motivation for knowledge transfer remained unchanged. The biggest challenges are that the social aspect disappears to some extent and it is more difficult to interpret body language and facial expressions. The conclusion is that regardless of digital tools, it is still the human beings who is at the center, and digital tools must be adapted to fit into their context and purpose so that the knowledge transfer can be maintained in remote work.

Syftet med studien har varit att undersöka projektledares upplevelse av kommunikationen i virtuella projekt inom IT-branschen. Datainsamling genomfördes genom kvalitativa semistrukturerade intervjuer med totalt nio projektledare. Det insamlade materialet har analyserats genom tematisk analys. Av resultatet framgår att projekten inom IT-branschen till stor del är virtuella och att kommunikationen mellan projektdeltagarna och även mot beställare till stor del sker virtuellt. Den formen av kommunikation har både för- och nackdelar, men för att för att underlätta det för deltagarna att kommunicera virtuellt är ett fysiskt första möte essentiellt för en effektiv kommunikationsmiljö. Ett sådant möte har inte bara fördelen av att deltagarna lär känna varandra, och därför får det lättare att sedan kommunicera virtuellt, utan det är också ett bra tillfälle att se till att alla deltagare får en gemensam målbild och för att skapa en känsla av grupptillhörighet (s.k. teambuilding). Medan virtuella möten har fördelen att de ofta är mer effektiva och tar mindre resurser i anspråk, har de nackdelen av att kommunikationen många gånger begränsas till text och tal, medan det är svårare att läsa av ansiktsuttryck och kroppsspråk. Samtidigt är text och tal de viktigaste kommunikationsformerna, men det finns med språket alltid en risk för misstag vid tolkningar. Studiens främsta upptäckt är att dålig kommunikation har sin orsak i misstolkningar av information. För att råda bot på detta finns tekniker med kontroll av att informationen nått fram, vilka bör användas för att säkerställa en effektiv kommunikation.
The purpose of the study has been to investigate project managers' experiences of communication in virtual projects in the IT industry. Data collection was conducted through qualitative semi-structured interviews with a total of nine project managers. The collected material has been analyzed using thematic analysis. The results show that projects in the IT industry are largely virtual and that communication between the project members and also towards clients is largely virtual. This form of communication has both advantages and disadvantages, but in order to facilitate virtual communication, a physical first meeting is essential for an effective communication environment. A physical meeting has not only the benefit of the participants getting to know each other, and therefore makes it easier to communicate virtually, but it is also a good opportunity to ensure that all participants share a common goal and to create a sense of group belonging (socalled team building). While virtual meetings often have the advantage of being more efficient and consume less resources, they have the disadvantage of difficulties to read facial expressions and body language. The communication is often limited to text and speech. On the other hand, text and speech are the most important forms of communication, but with textual and oral language there is always a risk of misinterpretation. The study's main finding is that poor communication has its cause in misinterpretation of information. In order to counteract this, there are techniques to verify that the information has been obtained, which should be used to ensure effective communication.

Syftet med denna studie var att undersöka om, och i så fall hur, projektledare påverkas av en påtvingad omställning till distribuerat projektarbete på grund av Covid-19. Studien genomfördes utifrån en kvalitativ ansats med semistrukturerade intervjuer som datainsamlingsmetod. Totalt intervjuades tio projektledare från tio olika organisationer. Insamlad data analyserades med hjälp av tematisk analys och analysen resulterade i tre teman; Fånga dagen, Ingen människa är en ö och Förändringens vindar. Studiens resultat visar på att det påtvingade distribuerade arbetet upplevs ha en stor påverkan. Den delade upplevelsen är att situationen har större inverkan på ett personligt och socialt plan än på själva möjligheten att leverera projektresultat. Distribuerat arbete kräver en ökad mängd samarbete och ökad digital närvaro för att kompensera frånvaron av en gemensam arbetsplats. Slutsatsen är att fördelarna med det påtvingade distribuerade arbetet främst är den flexibilitet och effektivitet som upplevs. Utmaningarna med det distribuerade arbetssättet är ökade krav på ett individ- och situationsanpassat ledarskap, behov av tydligare struktur och mer kommunikation samt upplevd brist på närhet till kollegor samt den energi och engagemang man delar tillsammans.   Nyckelord: projektledning, påtvingat distribuerat arbete, ledarskap, virtuella team
The purpose of this study was to examine whether, and if so how, project managers are affected by an imposed conversion to distributed project work during Covid-19. The study was conducted on the basis of a qualitative approach, with semi-structured interviews as the method for data collection. A total of ten project managers from ten different organizations were interviewed. Thematic analysis was used to analyse the collected data and the analysis resulted in three themes; Seize the day, No man is an island and The winds of change.  The result of the study shows that the imposed distributed work is perceived to have a great impact. The shared experience is that the situation has a greater impact on a personal and social level than on the actual ability to deliver project results. Distributed work requires an increased amount of collaboration and increased digital presence to compensate for the absence of a shared workplace. The conclusion is that the benefits of the imposed distributed work are primarily the experience of flexibility and efficiency. The challenges with distributed work are increased demands for individual and situational leadership, the need for a clearer structure and more communication and a perceived lack of closeness to colleagues as well as the energy and commitment you share together. Keywords: project management, imposed distributed work, leadership, virtual teams

Bakgrund: Den rådande Covid-19-pandemin har lett till ett ökat distansarbete där projektledare ställts inför nya utmaningar för att försäkra att kunskapsdelning kan ske effektivt inom projektgrupper. Tidigare forskning har visat att kunskapsdelning sker effektivt via social interaktion, och att det sociala utbytet är en viktig faktor för att motivera projektmedlemmar till att dela kunskap. Därav blir det intressant att undersöka vilka effekter det ökade distansarbetet har haft på kunskapsdelningen inom projektgrupper när den sociala kontexten förändras. Syfte: Syftet med studien är att undersöka de förändringar som projektledare har gjort för att försäkra att kunskap kommuniceras och delas inom projektgrupper under den rådande Covid-19 pandemin. Forskningsfrågor:  1) Hur arbetar projektledare med att försäkra att kunskapsdelning sker effektivt i projekt under Covid-19 pandemin? 2) Hur arbetar projektledare med att motivera projektmedlemmar till att dela kunskap under Covid-19 pandemin? Resultat: Det sociala utbytet har visat sig vara en avgörande faktor för att motivera projektmedlemmar till att dela kunskap. Studien visar att digitala hjälpmedel har varit viktiga för att försäkra att kunskapsdelning kan ske effektivt, men att de inte är en helhetslösning. Kunskapsbidrag: Studien utvecklar och nyanserar tidigare publicerad litteratur genom att identifiera viktiga faktorer för effektiv kunskapsdelning under distansarbetet, såsom snabba kommunikationsvägar, uppföljningar, tydlighet, tillgänglighet, bekräftelse och motivation.
Background: The current Covid-19 pandemic has led to increased distance work where project managers are faced with new challenges to ensure that knowledge sharing within project groups can be done effectively. Previous research has shown that social interaction is the most effective way to share knowledge, and that social exchange is an important factor in motivating project members to knowledge sharing. Therefore, it is interesting to investigate what effects the increased distance work has had on the sharing of knowledge within project groups when the social context changes.Purpose: The purpose of the thesis is to examine the changes that project managers have made in order to ensure that knowledge is being communicated and shared within project groups during the current Covid-19 pandemic.  Research questions:  1) How do project managers ensure that knowledge sharing is being done effectively during the Covid-19 pandemic? 2) How do project managers motivate the project members to share knowledge during the Covid-19 pandemic? Results: Social exchange has proven to be a crucial factor in motivating project members to share knowledge. The study shows that digital tools have been important to ensure that knowledge sharing can take place efficiently. However, digital tools are not a complete solution to becoming more effective.  Knowledge contribution: The thesis develops previously published literature by identifying important factors for effective knowledge sharing during distance work, such as fast communication paths, follow-ups, clarity, availability, acknowledgement, and motivation.