Auswahl der wissenschaftlichen Literatur zum Thema „Standardiserade affärssystem“

Informationsteknologi introducerades under 1950-60 talet och har sedan dess fått en ökad betydelse i företag och organisationers rutiner. Tidigare manuella arbeten kunde nu till viss del datoriseras och bli automatiserade. Under 1970-80 talet började utvecklingen av mjukvara till datorer ta fart och från tidigt 1990 tal till nutid har informationsmängden Kraftigt ökat. Detta har lett till att den globala marknaden mellan företag och organisationer hårdnat och att strävan efter bättre effektivitet inom dessa är större än tidigare. Tillverkarna av affärssystem finslipar ideligen sin produkt och hävdar stundvis att den möter alla de informationshanteringskrav ett företag har. Ett sådant löfte fick till följd att affärssystem blev den mest investerade mjukvaran bland företag och organisationer på 1990 talet då ”världen” var rädd för datorkrasch vid övergången till 2000 talet. Är då affärssystem så heltäckande som tillverkarna vågar påstå eller hur ligger det till? Uppsatsens syfte är att ta reda på om affärssystemen stödjer företagens arbetsprocess i medelstora tjänsteföretag. Uppsatsen är en kvalitativ studie som bygger på åtta intervjuer med personer som har daglig kontakt via sina arbetsuppgifter med affärssystem samt att fyra olika företag undersöktes. I analysen av insamlad data framkom det att samtliga fyra företags affärssystem inte kunde stödja den arbetsprocess som fanns, av olika skäl. För att nämna några exempel kan sägas att designen och den heuristiska gången i affärssystemen inte klarade av att leverera tillräckligt med information, för att användaren skulle känna sig bekant och hemmastadd med systemet. Men att de positiva effekterna med affärssystemen överstiger de negativa går inte att tillbakavisa då affärssystemen inte skulle existera i den utsträckning de idag gör. Att de underlättar och ger effektivitet i företaget går inte heller det att avvisa då nästan alla företag i dagsläget behöver ett affärssystem för att kunna existera på marknaden. Författaren har kommit till slutsatsen att affärssystemen inte fullt ut stödjer företagens arbetsprocess som de utlovar, men att affärssystemen faktisk bidrar med betydligt mer positiva effekter till företaget än negativa. Företagen skall därför fortsätta använda samt utveckla sina affärssystem. Men tillverkarna av affärssystem behöver lära sig mer om hur arbetsprocesserna i de företag som skall nyttja systemen är, för att kunna skapa en bättre och fullständigare arbetsgång än vad de belysta företagen i uppsatsen har.

Anpassningar i ett affärssystem är en komplex och problematisk process. Det är en utmaning för systemleverantörer att utveckla ett system som matchar organisationers behov och som inte kräver anpassning. Många kundorganisationer är i behov av att genomföra kundspecifika anpassningar i sitt system på grund av saknad funktionalitet. Systemleverantörer kan bemöta kunders behov på olika sätt där anpassning av kunders standardsystem kan genomföras. Är inte behovet av en anpassning genomförbar kan det krävas ändring av kundens affärsprocesser. Studien syftar till att bidra med kunskap om hur systemleverantörer arbetar med kunders önskemål om anpassningar i affärssystem. Studiens resultat beskriver hur systemleverantörer bemöter den problematik litteraturen redogör. Det presenteras även en specifik process för hur systemleverantörer kan arbeta med anpassningar.

Standardiserade affärssystem är utformade för att kunna nyttjas av flera olika kundorganisationer trots dess varierande behov. Det medför att funktionalitet i ett standardiserat affärssystem sällan motsvarar kundorganisationers krav och önskemål. Standardiserade affärssystem är begränsade gällande dess anpassningsförmåga vilket förutsätter att kundorganisationer nyttjar affärssystemet som en standardversion utan avvikande anpassningar vid implementation. Trots begränsningar är flertalet kundorganisationer i behov av att genomföra anpassningar i det standardiserade affärssystemet för att uppnå en önskad anpassningsgrad mellan affärssystemet och organisationens affärsprocesser. Studien avser att bidra med kunskap om relationen mellan ett standardiserat affärssystem och dess anpassningsförmåga samt vilka utmaningar en kundorganisation kan ställas inför vid implementation till följd av denna relation. Studien har genomförts genom en fallstudie och tillämpat en kvalitativ ansats för att kunna undersöka området. I studiens slutsats presenteras sex identifierade utmaningar vid implementation av ett standardiserat affärssystem i den specifika kundorganisationen. De sex identifierade utmaningarna är; kravhantering, behov av anpassning, inlåsning mellan systemleverantör och kundorganisation, anpassningens komplexitet, förändring av viktiga affärsprocesser och utbildning av systemanvändare.

Bakgrund: Affärssystembranschen är en av de mest expansiva inom IT. Det är en bransch som växer kraftigt, men inte utan problem. Allt fler röster har under 1990-talet höjts mot att implementeringar av affärssystem är problemfyllda projekt som ofta drar över tids- och budgetramar. Att anskaffa ett standardiserat affärssystem är en komplicerad process som ställer höga krav på både kund och leverantör. Hur väl lyckas be båda parterna samarbeta för att uppnå en effektiv implementering och fånga verksamhetens behov?

Syfte: Syftet med denna uppsats är att utreda de skillnader i förväntningar som finns mellan en affärssystemleverantör och dess kunder samt ge förslag på hur gapet dem emellan kan reduceras för att främja en effektivare systemimplementering.

Genomförande: Uppsatsen har en i huvudsak kvalitativ ansats där vi har intervjuat en leverantör av affärssystem, FoG Data AB, samt tre av dess kunder; Ahlström, Artex, och Harman. Intervjuerna genomfördes i de tre projekten med projektledare hos både leverantör och kund samt med en användare på operativ nivå.

Resultat: Vi har identifierat tydliga förväntningsgap mellan de både parterna kund och leverantör. På grund av dessa skillnader i förväntningar lyckas inte det nya systemet på bästa sätt fånga företagets verksamhet och strategi. Kunden brister framförallt i sin förberedelse då de inte lyckas klargöra sina behov och vad de vill ha ut av systemet. Det beror främst på att användarna engageras dåligt i processen. Leverantören lyckas inte motsvara kundens förväntningar i avseende på utbildning och kunskap om kundens verksamhet. Vidare lyckas leverantören inte på ett önskvärt sätt att hjälpa kunderna med problemformuleringen.

I dagens konkurrensutsatta värld förväntas företag lansera produkter eller tjänster som upplevsvara bättre än konkurrenternas. Kvalitet kan innefatta så mycket mer än bara produkten.Kunden förväntar sig bland annat att få tjänsten i tid, till konkurrenskraftigt pris och få godservice efter köpet. Detta gäller speciellt e-handelsföretag då det finns sökmotorer såsomPricerunner och Prisjakt som hjälper konsumenter att hitta den billigaste varan.För att företag ska kunna bibehålla lönsamhet är det viktigt att ha låga kostnader och att få felgörs i processerna. Fel leder till ökade kostnader och missnöjda kunder. En vedertagenlösning är standardiserat arbetssätt. Standardisering har använts i industrin framgångsrikt föratt synliggöra fel. Standardiserat arbetssätt är en viktig grundsten i Lean.E-handelsföretag administrerar sina processer i ett affärssystem. Projektetsproblemformulering är således hur en sådan standardiseringsmodul borde se ut. Projektet hargenomförts på det Stockholmsbaserade företaget Smozle AB. Företaget har som strategi attväxa med nya verksamheter inom e-handel. Projektets syfte har varit att applicerastandardisering och Lean för att ta fram en standardiseringsmodul i företagets affärssystem.En fallstudie genomfördes under perioden september 2010 till januari 2011.Arbetet resulterade i en fungerande standardiseringsmodul. Modulen hjälper företagetsanställda i etablerandet och förvaltandet av standarder. Två standarder är redan etablerade imodulen. Standardiseringen har givit positiva resultat, både inom ordning och reda ochflödesprocesser.Nyckelord: standardisering, Lean, affärssystem