Auswahl der wissenschaftlichen Literatur zum Thema „Framtidens Kontor“

Kontoret är för många en plats där mycket tid spenderas, men COVID-19 pandemin förändradedrastiskt detta. Kontorsarbete utfördes hemma och när moderna verktyg möjliggjorde arbete på distans har kontorets roll ifrågasatts. Så omskrivbordsarbetet kan utföras på distans, innebär det att kontoret är en plats för social interaktion? Forskare och företag som arbetar inom området antydde redan innan pandemin att framtidenskontor kommer vara en social plats för möten, teamarbete och kommunikation (Harris, 2015;Stiefel, Rief, & Bauer, 2017). Detta visar ett behov på att undersöka vad för kvaliteter kontoret behöver för att skapa hållbara sociala utrymmen. Syftet med examensarbetet är att utifrån en utredning och kartläggning av socialt hållbara arkitektoniska indikatorer, ta fram schematiska upplägg för framtidens kontorsutrymmen samt illustrera applikationen av dessa på ett befintligt kontor. Examensarbetets mål är att utforska och kartlägga indikatorer som skapar arkitektoniskt socialt hållbara miljöer samt att undersöka behoven och önskemålen av och på kontorsutrymmen utifrån ett framtidsperspektiv och förändringarnaCOVID-19-pandemin har medfört. Vidare är målet att utifrån framtagna indikatorer analysera Krook& Tjäders befintliga kontor i Göteborg, samt ta fram ett lokalprogram och ett gestaltnings förslag som skapar, bibehåller och ökar social hållbarhet i lokalerna. Examensarbetes metodik har genomförts enligt teorin för Research design. Arbetet inledes med en iterativ analys av kontorets historia, kontoret idag och framtidens kontor efterpandemin, baserat på litteraturstudie och en enkätundersökning för att identifiera relevanta indikatorer. Detta presenteras sedan i ett schematiskt upplägg i form av en syntes. Syntesen lyfter fram ett antal indikatorer som bedöms vara viktiga att beakta vid skapandet av kontorsmiljöer. I avsnittet visualiseras även sammanhang bådeövergripande för ett kontor och indelat i dessenskilda arbetsutrymmen. Detta ligger sedantill grund för platsanalys och framtagande av lokalprogram och gestaltningsförslag på Krook &Tjäders befintliga kontor i Göteborg. Gestaltningsförslaget ger ett exempel på hur framtagna indikatorer kan nyttjas för analys och utformning av kontorsmiljöer och dess sociala arbetsytor. Resultatet är specifikt för ett kontor och bör endast betraktas som diskussions underlag som kan inspirera vid utformningen av utrymmen i andra kontor.

The project presented in this report was conducted by Hans Iverlund and was the final thesis of the Study programme in innovation and design engineering at Karlstad University. The project included 22,5 ECTS credits. Parts of the project were carried out in collaboration with Robin Westlund, who also did his final thesis of the Study programme in innovation and design engineering. The project was conducted in collaboration with Moelven Eurowand AB, which is a company that manufactures, sells and installs room solutions consisting of wall systems, door portals and some furniture, mainly for offices. Supervisor from Moelven Eurowand AB was Pernilla Irewährn, tutor from Karlstad University was Monica Jakobsson and examiner for the project was Professor Fredrik Thuvander. Moelven Eurowand AB wished to get better insight for how the future office would look and operate, so that they could develop their future products in the right direction. To gain that insight, the project began with extensive research, consisting of literature studies, field studies and interviews with people that work in offices. Parameters that were identified as important for the future of office were the ability of control over the surroundings and the need for acoustical and visual privacy and social interaction with other people. This resulted in a vision for the future that was visualized with a continuously variable dimmer switch that controls the acoustic environment and the visual interaction with other people in the area in which the individual office employee is located. The dimmer switch became the aim for the development of a product that would fit into this vision for the future. The product development was carried out using a list of demands, idea generation and a systematic generation of concepts. The product that was developed was called Summit Flexiwall, and was a flexible panel-wall solution that enabled control of the acoustic environment and the amount of social interaction. The product may serve several different functions in an office environment.
Projektet som presenteras i denna rapport genomfördes av Hans Iverlund och var ett examensarbete på Högskoleingenjörsprogrammet i innovationsteknik och design vid Karlstads universitet. Examensarbetet omfattade 22,5 högskolepoäng. Delar av projektet genomfördes tillsammans med Robin Westlund som även han gjorde examensarbete på högskoleingenjörsprogrammet i innovationsteknik och design. Projektet genomfördes i samarbete med företaget Moelven Eurowand AB som tillverkar, säljer och monterar rumslösningar i form av systemväggar, dörrportaler och viss inredning, till framförallt kontorslokaler. Handledare från Moelven Eurowand AB var Pernilla Irewährn, handledare från Karlstads universitet var Monica Jakobsson och examinator var professor Fredrik Thuvander. Moelven Eurowand AB önskade få bättre insikt i hur framtidens kontor kommer se ut och fungera, för att kunna anpassa sitt produktsortiment. Projektet inleddes med en omfattande research bestående av litteraturstudier, studiebesök och intervjuer med kontorsanställda, för att på så vis skaffa den insikten. Faktorer som identifierades som viktiga för framtidens kontor var möjligheten till kontroll av sin omgivning och behovet av enskildhet och samhörighet. Detta resulterade i en framtidsvision, i form av en steglös dimmer som styr den akustiska miljön och den visuella interaktionen med andra människor, på den plats som den enskilde kontorsarbetaren befinner sig. Resultatet av detta blev sedan målbilden för utvecklingen av en produkt som skulle passa in i denna framtidsvision. Produktutvecklingen genomfördes med hjälp av en kravspecifikation, idégenereringar och en systematisk konceptgenerering. Produkten som utvecklades kom att kallas Summit Flexiwall, och var en flexibel panelväggslösning som möjliggör kontroll av den akustiska närmiljön samt valfrihet när det gäller enskildhet och samhörighet. Produkten kan fylla flera olika funktioner i en kontorsmiljö.

Syftet med studien är att skapa en ökad förståelse kring chefsrollen och hur ledarskapet ter sig på det aktivitetsbaserade kontoret. De frågeställningar vi har berör är hur chefsrollen framställs i det aktivitetsbaserade kontoret och kraven som ställs. Kontoret skapar förändringar i sättet att styra på hos ledarskapet, vilket vi benar ut i denna studie. Detta görs i förhållande till följande teman tillgänglighet, synlighet, kommunikation och självledarskap har de undersökts de nya kraven. I studien tillämpas kvalitativ innehållsanalys där intervjuer och textdokument används som insamlingsmetod. Vi har analyserat vårt material med hjälp av Foucaults teori om disciplin, övervakning och rummet och normativa styrning och självledarskapet. Resultatet visar att nya krav ställs på chefernas då de behöver visa vägen för sina anställda eftersom självledarskapet ökar hos de anställda. Dessutom krävs det tillit och mod i ledarskapet till de som leder sig själva. Nya arbetssätt har applicerats i deras roll som rör tillgängligheten, eftersom att alla sitter spritt i kontoret utvecklas nya arbetssätt för att öka tillgängligheten. Chefsrollen effektiviseras i sitt arbete och sparar tid genom att kommunikationen förändras i det aktivitetsbaserade kontoret genom de spontana interaktionerna som kontoret främjar.

In March 2020 the covid-19 pandemic was confirmed. Due to the pandemic, many office employees have been forced or have chosen to work from home. Distance work implicated that many office spaces have been left empty, and the future of the office is now questioned.  The office has been a place where employees go to fulfill workassignments, meet colleagues and clients. A place that creates space for exchange of experience, interaction and innovative solutions to problems. The pandemic has limited the possibility of physical meetings and to a great extent changed to digital meetings. Even though the concentrated assignments have been successfully practiced from home, the need of physical meetings has been made obvious.  The pandemic has resulted in an acceleration of the technical development and the future of the office has been much discussed. The purpose of this bachelor thesis is to examine the needs of the office as a meeting- and workplace after the year of 2020. To investigate the functions of the future office, several people with different work roles and experiences of office development has been interviewed. This bachelor thesis is based on interviews and the results of the respondents own theories and experiences of office trends.  The findings in the study reveals that a great office is a place that is optimized for the business and a place that stimulate productivity for every individual. Newly found experiences has led to the conclusion that the office has to develop in the same pace as the technological development. The office needs to be a place for impulses, meetings, exchange of experience and at the same time a place that creates the company’s culture and identity.

The nature of work life and its formation have undergone major changes in recent decades. Activity-based working (ABW) is today one of the most popular working methods, where different office zones give employees the opportunity to control how and where to work. Earlier studies in the area of ABW suggests positive organizational effects, however research is limited since the working method only recently gained popularity. The purpose of this study is therefore to examine how employees perceived efficiency and social room for manoeuvre are affected in an activity-based environment. In order to achieve this a case study was carried out where observations and qualitative interviews together formed the conclusions and analyzes that were made. The result of this survey shows a positive attitude from the employees to the activity-based approach since the model creates a perceived increased efficiency. Together with the social approach that the architectural aspect of ABW offers, employees get the tools to influence and to a certain extent also control the social aspects of their work.
Arbetets natur och dess utformning har genomgått stora förändringar de senaste årtiondena. Aktivitetsbaserad verksamhet (ABV) är idag ett av de populäraste arbetssätten där olika zoner på kontoret ger medarbetarna möjlighet att själva styra över hur och var de arbetar. Tidigare forskning på området tyder på positiva organisatoriska effekter men eftersom arbetssättet relativt nyligen slagit igenom är forskning på hur det påverkar medarbetarna begränsad. Syftet med den här studien är att undersöka hur medarbetarnas upplevda effektivitet och sociala handlingsutrymme påverkas i en aktivitetsbaserad verksamhet. För att åstadkomma detta gjordes en fallstudie där observationer och kvalitativa intervjuer tillsammans formade de slutsatser och analyser som gjordes. Resultatet i denna undersökning visar en positiv inställning från medarbetarna till det aktivitetsbaserade arbetssättet som skapar en ökad upplevd effektivitet. Tillsammans med det sociala upplägg som den arkitektoniska aspekten erbjuder får medarbetarna verktyg att själva påverka och i viss mån även styra det sociala arbetslivet.

Syftet med denna studie var att undersöka hur chefers ledarskap praktiseras och karaktäriseras i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Genom att intervjua chefer som övergått till att arbeta i aktivitetsbaserade kontor visade resultatet att kontorets utformning ställer nya krav på chefer att leda medarbetarna jämfört med tidigare kontorslösning. Kontorets design har lett till att medarbetarnas synlighet i relation till chefen minskat medan medarbetarnas individuella ansvarstagande ökat. Cheferna upplever en minskad kontroll i relation till medarbetarna som lett till att cheferna behövt anpassa sitt ledarskap för att minska distansen och bidra till ökad interaktion. Lyhördhet och tillgänglighet visade sig vara viktiga egenskaper för att bidra till ett gott ledarskapför medarbetarna. Samtidigt visade sig nya interaktiva strukturer vara nödvändiga för en fungerandedialog på grund av medarbetarnas minskade synlighet. Det ökade ansvarstagandet hos medarbetarna menar cheferna har bidragit till en tydligare målfokusering och en ökad efterfrågan om coachningoch ett mer engagerat ledarskap. Utöver det ansåg även cheferna att tillit gentemot medarbetarna var en av de viktigaste ledarkompetenserna i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Resultatet av studien kan vara behjälplig för de chefer om arbetar eller skall övergå till att arbeta i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö för att hantera kontorets implikationer på beteende och på så vis öka chanserna för ett gott ledarskap anpassat till medarbetarnas behov.

Under 2020-21 har covid-19, med dess medförda restriktioner, tvingat svenska organisationer att flytta hem många av sina anställda från kontoren. Det har inneburit en introduktion av distansarbete inom de flesta organisationer som möjliggjort för arbete utanför kontoret. När pandemin inte längre anses vara ett hot mot samhället, och nationella riktlinjer tas ur bruk, förväntas delar av de nya arbetssätten att implementeras till nya arbetssituationer. Vilket i rapporten hänvisas till som ”det nya normala”. Rapporten utgår från en fallstudie med kvalitativa intervjuer från företag i finans och advokatbranschen. Empirin analyseras genom en analysmodell med fokus på: övergripande förändring & organisationskultur; kommunikation; kunskap; och behov & motivation. Syftet med rapporten är att undersöka svenska organisationer inom de två branscherna och hur deras arbetssätt förväntas se ut efter pandemin. Rapporten besvarar syftet genom att undersöka följande två frågeställningar: • F1: Vilka förändringar utifrån valda fokusområden [övergripande förändring & organisationskultur; kommunikation; kunskap; och behov & motivation] som skett till följd av covid-19 förväntas integreras till det nya normala, och vilka förväntas försvinna? • F2: Vad finns det för likheter och skillnader utifrån valda fokusområden för det förväntade nya normala mellan företag i finans- och advokatbranschen? Resultatet visar på att det nya normala förväntas delvis skilja sig mellan organisationer och delvis branscher. Det som är generellt för samtliga undersökta organisationer är att distansarbete förväntas bli en betydande del av det nya normala där medarbetare vill kunna arbeta mer flexibelt. Advokatfirmor och finansföretag har en del skillnader i hur väl deras arbete kan flyttas utanför företagets lokaler. Samtidigt som advokatfirmor verkar ha en organisationskultur mer lämpad för att ha en stor andel distansarbete. Branscherna har dock mer gemensamt än de har skillnader när det kommer till hur de bör implementera distansarbete i ett nytt normalt arbetssätt. Det nya normala bör sedan bli en balans mellan olika arbetssätt. En varaktig implementering för distansarbete i det nya normala kommer därför behöva bedömas specifikt för varje fall. Där olika faktorer vägs mot varandra, såsom: individers och organisationers intresse; junioras integrering mot senioras arbetsro; kortsiktiga mot långsiktiga fördelar; flexibilitet mot struktur; och spontanitet mot effektivitet.
During 2020-21, covid-19 has forced Swedish organizations to relocate large numbers of their employees from their offices. This has brought an introduction of teleworking in organizations, that has made it possible to work outside the office. When the pandemic is no longer considered a threat to society and national guidelines are taken out of use, parts of the new working methods are expected to be implemented for new work situations. Which in the report is referred to as “the new normal”. This report is based on a case study on qualitative interviews from companies in the financial and legal industry. The collected data is analyzed through an analysis model with a focus on: overall changes & organizational culture; communication; knowledge; and needs & motivation. The purpose is to examine Swedish organizations in the two industries and what their working methods are expected to be after the pandemic. The report examines this purpose by answering the following two research questions: • RQ1: What changes, regarding the selected focus areas [overall changes & organizational culture; communication; knowledge; and needs & motivation], that have occurred because of covid-19 are expected to be integrated into the new normal, and which are expected to disappear? • RQ2: What are the similarities and differences based on selected focus areas between the expected new normal for companies in the finance and law industry? The results show that the new normal is expected to differ between organizations and partly between industries. What is general for all the organizations surveyed is that teleworking is expected to be a significant part of the new normal, where employees want to be able to work more flexibly. Law firms and finance companies have some differences in how well their work can be moved outside the company's premises. At the same time, law firms seem to have an organizational culture that is better suited to having a large proportion of telework. However, the industries have more in common than they have differences when it comes to how they should implement teleworking in a new normal way of working. The new normal should consist of a balance between different ways of working. A lasting implementation of teleworking in the new normal will therefore need to be assessed specifically, case by case. Where different factors are weighed against eachother, such as: the interest of individuals and organizations; integration of junior roles versus senior workflow efficiency; short-term versus long-term benefits; flexibility versus structure; and spontaneity versus efficiency.

This thesis examined the future office by interviewing 16 participants according to the Delphi method. Participants were given the opportunity to share their individual opinions related to ten introductory questions. All participants then continued the interview by participating in a feedback session that would form the basis of a future scenario for the office. According to the participants, the spread of Covid-19 has been a catalyst for the office's development. Environmental focus is high in the future when employees can take meetings from any place they prefer, instead of traveling the world to meet customers. Efficiency enables work regardless of workplace and thanks to digital tools and platforms, the employee can work anywhere at any time. What was somewhat more difficult to discern was the development of demand for offices. Although there were some aspects that all participants agreed on, it was possible to distinguish a lot of aspects that they thought about in different ways. There were different opinions from each stakeholder group regarding demand, rental levels, vacancies and other market factors that drive the market forward, as well as who will win and lose if the market moves on to a market characterised by flexible work.
Detta examensarbete undersökte det framtida kontoret genom att intervjua 16 deltagare enligt Delphi-metoden. Deltagarna fick möjlighet att dela sina individuella åsikter tillhörande tio inledande frågor. Alla deltagare fortsatte därefter intervjun genom att delta i en feedback- session som skulle ligga till grund för ett framtida scenario för kontoret. Enligt deltagarna har spridningen av Covid-19 varit en katalysator för kontorets utveckling. Miljöfokus är högt i framtiden när anställda kan ta möten från vilken plats de helst föredrar, istället för att resa världen för att träffa kunder. Effektivitet möjliggör arbete oavsett arbetsplats och tack vare digitala verktyg och plattformar kan medarbetaren arbeta var som helst när som helst. Det som var något svårare att urskilja var utvecklingen av efterfrågan på kontor. Trots att det fanns en del aspekter som alla deltagare höll med varandra om gick det att urskilja en hel del aspekter som de tyckte mycket olika om. Det framkom olika åsikter från varje intressent angående efterfrågan, hyresnivåer, vakanser och andra marknadsfaktorer som driver marknaden framåt, liksom vem som kommer att vinna och förlora om marknaden går vidare till en marknad som kännetecknas av flexibelt arbete.