Auswahl der wissenschaftlichen Literatur zum Thema „Effektivitet i virtuella team“

Trots att tekniken för ett mer flexibelt arbetssätt funnits tillgänglig under lång tid har få arbetsgivare anammat ett virtuellt arbetssätt och dess möjligheter förrän det senaste året. I detta hänseende har Covid-19 pandemin medfört en kraftig acceleration av den digitala transformationen, innefattande att organisationer hanterar den dagliga verksamheten virtuellt på distans.  Följaktligen har vi kommit till en punkt där frågan för många företagsledare inte längre handlar om att ställa om digitalt eller inte, utan hur man ska optimera det virtuella teamet och det virtuella ledarskapet. Ett förändrat arbetssätt innebär nya utmaningar för både ledare och medarbetare i form av exempelvis nya rutiner och vägar för kommunikation, vilket i sin tur innebär såväl nya utmaningar som möjligheter. Tidigare studier har belyst ledarens roll för främjandet av motivation och effektivitet i virtuella teams, samtidigt som tidigare studier påvisat tudelade resultat av det virtuella arbetssättets inverkan på motivation och effektivitet. Denna studie syftade därmed att beskriva och analysera de möjligheter och utmaningar som uppstått efter omställningen från ett traditionellt till ett virtuellt arbetssätt, samt att undersöka framgångsrika lösningar i det virtuella ledarskapet för ökad motivation och effektivitet i virtuella team. Denna uppsats utfördes som en fallstudie på en svensk medlemsorganisation som under rådande omständigheter ställt om till ett virtuellt arbetssätt, utifrån ett tvåfaldigt perspektiv bestående av ledare och medarbetare. Data samlades in genom semi-strukturerade intervjuer som vidare analyserats i enlighet med den tematiska metoden.  Resultaten indikerade både möjligheter och utmaningar med det virtuella arbetssättet. Ökad flexibilitet och tidseffektivitet ansågs vara de främsta möjligheterna. Den största utmaningen utpekades vara avsaknaden av fysiska interaktioner, som resulterat i nedtonad kreativitet, kunskapsdelning och motivation, vilket inverkar negativt på effektiviteten på sikt. Vidare visade resultaten att visad omtanke och hänsyn, i kombination med ett individanpassat coachande förhållningssätt är en framgångsrik lösning i det virtuella ledarskapet för ökad motivation. Dessutom visar resultaten att det råder en ökad efterfrågan på individuella avstämningar, informationsdelning och sociala interaktioner i det virtuella arbetssättet. Slutligen visar resultaten av studien att teamklimatet lägger grunden för en fördelaktig virtuell kommunikation i termer av riktlinjer, kunskapsdelning och feedback. Därmed kan ledaren genom att främja ett gott teamklimat, bestående av social interaktion, relationsutveckling och tillit, öka medarbetarnas motivation såväl som effektivitet i en virtuell miljö.

De senaste årtiondenas tekniska framsteg har lett till ett globaliserat samhälle där företag i allt större utsträckning arbetar med utveckling inom geografiskt spridda team. Virtuella team är grupper som jobbar mot ett gemensamt mål och som huvudsakligen kommunicerar genom elektroniska medel. Trots att mycket arbete bedrivs i denna form spenderas förvånansvärt lite tid och resurser på att utveckla och förbättra arbetsmetoderna inom dessa. Mölnlycke Health Care som är beställare för examensarbetet har en väldigt global profil med 7200 anställda utspridda over 30 länder. De flesta anställda på huvudkontoret i Göteborg arbetar på daglig basis inom virtuella och resultatet för dessa har stor inverkan för företaget.Detta examensarbete är ett initiativ taget för att undersöka hur företaget kan förbättra sitt arbete inom virtuella team. Examensarbetet genomfördes med en inledande litteraturstudie följt av totalt femton intervjuer. Först inom företaget där åtta intervjuer genomfördes med anställde inom tre länder. Alla med olika roller men med stor vana att arbeta inom virtuella team. Efter intervjuerna på företaget genomfördes ytterligare sju intervjuer på svenska företag och med forskare som en benchmarkingstudie för att se hur de arbetar med samma frågor. Intervjupersonerna valdes för att de hade stark koppling till och god kunskap om att jobba i virtuella sammanhang och jobbade på företag som ansågs ha bra struktur för detta.Undersökningarna påvisade vikten av att skapa tillit inom virtuella team och problematiken kring att etablera en relation med någon som man inte träffar ansikte mot ansikte. Ofta upplever man det som onaturligt att försöka lära känna någon över telefon vilket leder till minskad social kommunikation. Detta får långtgående effekter i form av minskad tillit och försämrad prestation inom gruppen.Som ett steg i att utbilda de anställda på företaget togs en broschyr fram som undervisningsmaterial. Då virtuella team i realiteten kan skilja sig väldigt mycket åt inleds broschyren med en utvärdering för att se vilka faktorer som är relevanta för varje team. Broschyren är indelad i fem delar som inom empirin och intervjuerna visat sig vara kritiska för virtuella team; skapandet av ett virtuellt team, tillit, kultur, ledarskap och kommunikation.
The technical advancements during the last decades have led to a more global presence for most companies. This has caused companies to work more and more in geographically dispersed teams. Virtual teams are groups that work toward a common goal and which mainly communicate with electronic means. Even though these teams exist in most companies, relatively little resources and effort is put in to improve their performance. Mölnlycke Health Care, the commissioner for this thesis work have 7200 employees spread over 30 countries. Most employees at the head quarter in Gothenburg are involved in virtual teams on a daily basis and the outcomes from those teams are pivotal for the company.This thesis is a step to look into how the company can improve their virtual teams. The thesis has been performed through an initial literature study followed by a total of fifteen interviews. The first eight was done with employees within the company, working with different roles and situated in three different countries. The following seven interviews were performed as a benchmarking study with researchers and Swedish companies who have worked a lot with improving their virtual teams. The respondents were chosen for having large experience and knowledge in working with virtual teams.The studies clearly pointed to the problems in establishing a relationship with someone that you never meet face-to-face. It is often considers awkward to try to get to know someone over the phone, this often results in fewer attempts to social interaction and less unity as a group. The effects of this result in a lower degree of trust and reduced performance of the group.As a step to educate the employees at MHC a booklet was created. The booklet starts with an initial assessment that helps the reader pinpoint which factors are important for his or her team. The booklet is divided into five chapters after the factors that have been proven important from the interviews and literature; creating a virtual team, trust, culture, leadership and communication

Bakgrund: Många företag arbetar idag i virtuella team eftersom det ger en möjlighet att samla kompetens utspridd på flera platser utan att behöva spendera tid och pengar på resor. Virtuella team ger också möjligt att arbeta med en uppgift över hela dygnet. Genom att en arbetsuppgift flyttas mellan tidszoner under dygnets timmar. Även om virtuella team har sina fördelar så finns det problem. Dessa inkluderar sämre teamsammanhållning, arbetsglädje, tillit, samarbetsbeteende, social kontroll och engagemang i att nå teamets mål. Detta kan påverka teamets prestation negativt och det finns därför anledning att titta närmare på vad som påverkar prestationen i virtuella team. Syfte: Syftet med arbetet är att undersöka vad som påverkar prestationen i virtuella team. Metod: Kvantitativa data samlades in från individer som arbetar i virtuella team genom en webbbaserad enkät. Frågorna i enkäten hade byggts upp utifrån fem hypoteser som skulle testas. Hypoteserna byggde på fråge-ställningar kring relationsbyggande, teknisk support, möjligheten att träffas ”face to face”, kontinuitet och antalet medlemmar i teamet. Data från enkäten testades med en regressionsanalys. Resultat och slutsats: Detta arbete tyder på att relationsbyggande och kontinuitet kan ha en positiv påverkan på prestationen. Möjligheten att träffas ”face to face” verkar enligt analysen ha en negativ påverkan på prestationen medans teknisk support och antalet medlemmar i teamet inte har betydelse.

Utvecklingen mot virtuell och mobil samverkan i organisationer har skapat utspridda team som samarbetar med hjälp av tekniska lösningar (t.ex. e-post och telefonkonferens). Arbetets positiva faktorer för individen och för organisationen utmanas i virtuella sammanhang. Genom en enkätundersökning (N=38) undersöktes hur arbetstillfredställelse, tillfredställelse med teamet, teamets utspriddhet samt ömsesidigt uppgiftsberoende var relaterade till organisations- och teamengagemang. Engagemang mättes med frågor ur OCQ (Mowday et al., 1979). Arbetstillfredställelse och tillfredställelse med teamet var de viktigaste faktorerna för organisations- och teamengagemang. Enkätmaterialet kompletterades med intervjuer (N=5). De mest centrala teman i intervjuerna var att arbete i virtuellt team innebar anpassning och acceptans samt ömsesidigt tillit. Att arbetstillfredställelse gjorde skillnad i organisationsengagemang när teamets utspriddhet var hög uppmanar till framtida studier avseende virtuella team. 

Syftet med studien är inte att bidra med negativitet kring virtuella team snarare att identifiera upplevelser och hur trygghet skapas. Metoden för studien är av kvalitativ karaktär där 10 semistrukturerande intervjuer genomfördes av respondenter som arbetade i ett virtuellt projektteam.  Den tematiska analysen genererade i fem teman, (1) Strukturens baksida, (2) Utrymme för tid (3) Hjälpa varandra, (4) Uttrycka sig samt (5) Är datorskärmen verkligen ett hinder?  De slutsatser som framkom i studien är (1) effektivare möten som är uppgiftsorienterande, (2) att grupprocessen tar längre tid virtuellt, (3) en öppenhet som gör att teammedlemmar erkänner misstag, (4) feedback och öppen kommunikation är en stor bidragande faktor till tillit, och (5) att det är svårare att läsa av varandra virtuellt.
nej

I och med den pågående globaliseringen ökar trycket på företag och organisationer attminska sina kostnader och nyttja sina kompetenser mer effektivt. Ett sätt att göra detta äratt använda sig av ett globalt virtuellt team. En av de mest fundamentala förutsättningarnaför ett framgångsrikt arbete i ett sådant team är tillit mellan medlemmarna och i skapandetav tillit är kommunikation en viktig del. Syftet med denna uppsats är att undersöka vilkenbetydelse olika sorters kommunikation har för skapandet av tillit samt den tillit som redanexisterar mellan medlemmar i ett globalt virtuellt team. För att undersöka detta har materialsamlats in genom semi-strukturerade intervjuer som sedan har analyserats med hjälp avrelevant teori. Resultaten visar att alla de undersökta kommunikationssätten på något sätt,om än i olika utsträckning, påverkar tilliten mellan medlemmarna. Särskilt stor roll visadesig fysiska möten spela då de flesta respondenter uppgav att detta var något sompåverkade, alternativt skulle kunna påverka, tilliten. Även social kommunikation visade sigha stor påverkan på tilliten.

Syftet med uppsatsen är att bidra med kunskap om virtuella team, genom att undersöka medarbetares och ledares upplevelser av att arbeta inom sådana team. Uppsatsens resultat förväntas kunna bidra till en ökad kunskap om virtuella team som verkar inom samma tidszon samt hur tillit och kommunikation förhåller sig inom virtuella team. Uppsatsen innefattar nio semistrukturerade intervjuer som genomförts med både ledare och medarbetare för att besvara frågeställningarna och genom det uppnå syftet. Att skapa en stark tillit mellan individerna i ett virtuellt team är det som anses svårast. Resultatet visade dock att virtuella team i dagens arbetsmiljö inte har samma problematik som de tidigare haft. Slutsatsen som drogs var att under premissen att virtuella team arbetar inom samma tidszon så påverkas arbetet inte i någon större utsträckning.
The aim of the study is to contribute with knowledge about virtual teams by investigating co-workers and leaders’ perception of working in such teams. Nine semi-structured interviews with co-workers and leaders were made in this qualitative case study. In line with previous studies, the result reveals that creating trust is considered the most difficult for the individuals within virtual teams. Virtual teams in today's working environment do not have the same problems as they used to have. It was concluded that if virtual teams work within the same time zone, the work is not affected to a great extent.

This thesis has been conducted inassociation with ÅF Infrastructure AB in Borlänge, Sweden. Within ÅF Infrastructure and other ÅF divisions it is common to make use of the geographically dispersed employees in virtual project teams. Some of the advantages from working in virtual teams are financial, due to the fact that a company can save money in recruiting costs, office rents and travel costs.Thanks to the technological progress since the start of the 1990’s the use of virtual teams is being considered a common way to cooperate nowadays. With the advantages though comes disadvantages, pitfalls and challenges to face for the virtual team toovercome.The purpose of this thesis was to conducta case study to find out how ÅF make use of virtual teams. With this in regard, the statement of issues for this bachelor thesis were the following: is the casestudy for this project affected by being geographically dispersed and how can the eventually negative consequences be fixed and improved, and how are the common virtual team pit falls and challenges handled and how can this make use in future projects? To answer these questions the decision was made to conduct a literature study, observation study and an interview study with the project members in the casestudy. During the literature study facts concerning the area of virtual teams and project management were gathered and made use of during the interview and observation study. The conclusion of this thesis was that the case study project isaffected by being geographically dispersed, but handles pit falls and challenges well in most cases. Some of the areas they can improve is first and farmost the meeting arrangements, where they are recommended to focus on effectiveness, preparations and include more videoconferencing. One of the approaches they can make use of in future projects are thekick off meeting, where they should focus on really make sure that every team member is aware of the projects goals, their own involvement and the scope of their assignment.

Globala virtuella team är arbetsgrupper som jobbar mot gemensamma mål och där merparten av kommunikationen sker virtuellt. Dessa team kännetecknas av att förtroende är viktigt för att de ska fungera effektivt och att de ofta används för att utbyta kunskap. Uppsatsen utforskar hur förtroende och kunskapsutbyte förhåller sig till varandra i globala virtuella team. För att genomföra det har olika konceptualiseringar av förtroende och kunskapsutbyte studerats: generellt förtroende och snabbt förtroende samt uttrycklig kunskap och tyst kunskap. Detta har studerats genom semi-strukturerade intervjuer med respondenter som ingår i globala virtuella team. Resultatet i studien indikerar att generellt förtroende och kunskapsutbyte har stor betydelse för varandra. Vidare indikerar resultatet att snabbt förtroende har betydelse för i vilken utsträckning kunskapsutbyte delas och att det finns betydande svårigheter att dela tyst kunskap i globala virtuella team, vilket kan leda till bristande generellt förtroende.

Bakgrund: Att arbeta i projekt skiljer sig till stor del gentemot den ”normala” organisationsformen. Projekt är temporära och kommer att upplösas efter projektets genomförande. Det finns en uppsjö av litteratur som tar upp projekt som arbetsform, däremot tas sällan teamet upp som en del av projektet. Det är därför viktigt att se på faktorer inom teamet som kan påverka teamets effektivitet och därmed även projektets effektivitet. Syfte: Syftet med denna uppsatsen är att utröna vilka faktorer som påverkar ett projektteams effektivitet. Genomförande: Vi intervjuade åtta personer med erfarenhet inom projektledning. Resultat: Vad som framkommit under arbetets gång är att teori och praktik skiljer sig stor del inom detta område. Teorierna talar om hur projektledare skall gå tillväga för att skapa effektiva, eller ”ideala” team. Det är svårt inom praktiken att skapa dessa ideala team då respondenterna tryckte på att resursbristen inom organisationerna gör att man inte kan få de individerna man alltid vill ha. Det kan i uttagningen av teamet göra att projektledaren väljer individer som man jobbat med innan och att man vet att det fungerar. Detta kan då göra att individerna inte är de optimala i projektet vad gäller kompetensen. Dock kan det påtryckas att den sociala kompetensen är viktig och att det såsom i teorin påvisar att olika sorters personligheter är viktiga för hur ett team kan bli effektivt.